Adeptos do home office podem usar a metodologia 5S para tornar a própria casa num bom ambiente profissional.

Para quem nunca ouviu falar, o 5S é um método que ajuda na preparação, mobilização, motivação e conscientização das empresas e de seus colaboradores para atingirem níveis superiores de qualidade. Hoje em dia esse método é muito importante de ser aplicado para quem quer trabalhar em casa.

Foi criado no Japão pós-guerra, o método 5S tem este nome por causa da letra inicial de cinco palavras japonesas: Seiri (senso de utilização), Seiton (senso de ordenação), Seiso (senso de limpeza), Seiketsu (senso de saúde) e Shitsuke (senso de autodisciplina).

Estes simples protocolos, quando inplementados nos locais de trabalho, conseguem promover um aumento na produtividade e no desempenho das empresas. O trabalho off-line também pode se beneficiar deste método que modificou empresas como Toyota, HP e Boing. Veja então os 5S para usar no seu home office.

1. Seiri (a utilização): elimine o que não é absolutamente necessário

É necessário analisar todos os objetos que estão presentes no local do seu home office e classificá-los de três maneiras: os essenciais para a execução das tarefas; os que são importantes, mas não são de uso diário; e os que são raramente utilizados ou que na realidade são objetos inúteis.

2. Seiton (a organização): encontre um local específico para guardar ou descarte.

Em seguida, é importante definir os locais que serão únicos, exclusivos e adequados para cada material, objeto ou ferramenta que foi classificado na etapa anterior. Assim será é possível garantir que o fluxo de trabalho ocorra sem obstáculos ou interrupções (para procurar algo, por exemplo). Abaixo veja os três tipos de objetos e sugestões de locais para acomodá-los:

a. Os objetos que tem uso constante – como a sua agenda, o smartphone, o seu fone de ouvido e é claro o material de escritório – esses devem ser sempre guardados em locais de fácil acesso, nas gavetas da mesa de trabalho, em caixas específicas para colocar sobre a mesa ou em móveis de apoio laterais.

b. Os objetos que são de uso ocasional (livros, periódicos, catálogos, papeis diversos, documentos, materiais para consulta) deverão ser guardados em estantes, gaveteiros, armários, arquivos e caixas. Também faz parte desta categoria os cabos dos celulares e equipamentos de uso diário, que deverão ser arrumados com um organizador de cabos e escondidos preferencialmente debaixo da mesa. E sempre que for possível, procure substituir os seus dispositivos por opções que sejam wireless (wi-fi e bluetooth).

c. Os objetos que são raramente utilizados para executar alguma atividade devem ser guardados fora do local de trabalho (em outro ambiente, como um depósito, por exemplo). Os que forem absolutamente supérfluos devem ser doados ou descartados.

É de extrema importância observar que nenhum objeto vinculado ao trabalho deve sair do seu home office e ficar em outro ambiente da casa. Desse jeito, a importante separação entre a vida profissional e a vida pessoal será com certeza preservada.

3. Seiso (a limpeza): faça faxinas rápidas e corriqueiras

Todo mundo que trabalha em home office sabe que basta um dia de trabalho para a desarrumação tomar conta do ambiente. Este detalhe exige constate cuidado, pois além de atrapalhar na sua produtividade por causar distração, se sabe que bagunça atrai cada vez mais bagunça.

Para eliminar a bagunça acumulada, as melhores maneiras ainda são o desapego emocional e o saco de lixo. Para deixar o seu local de trabalho limpo e organizado, faça organizações rápidas a cada dois ou três dias, e também faça faxinas semanais e uma reorganização caprichada ao menos uma vez a cada mês. Para isso, observe a classificação ensinada no passo anterior.

É fundamental lembrar também de não usarmos os “aterros sanitários” que temos nas nossas casas e escritórios, que são as superfícies horizontais onde, por acabamos largando os objetos. Cada casa e home office costuma ter seus próprios locais de “aterros”: a mesa da sala de jantar, o aparador na entrada da casa, a mesa lateral do sofá, a estante da sala, e muitos outros.

4. Seiketsu (a saúde): tenha um ambiente saudável

O home office oferece uma excelente oportunidade de trabalhar de modo mais saudável: horários mais flexíveis, sem o stress do trânsito, maiores cuidados com a alimentação por poder fazer as próprias refeições, oportunidades para se exercitar, etc. O local do seu home office em casa também pode ajudar para a boa saúde do trabalhador remoto, principalmente em relação à ergonomia. Móveis adequados e cuidados posturais garantem uma maior produtividade e diminuem os futuros problemas com a sua saúde. Além disso, colocar o monitor na altura dos olhos, ter sempre a coluna ereta, os pés colocados em um apoio para que não fiquem no ar, uma cadeira de trabalho de qualidade, os cotovelos e joelhos em 90º, procurar colocar o monitor de maneira que evite ter reflexo de luz ou sol e pausas programadas a cada 10 minutos e fazer alongamentos a cada hora trabalhada são necessidades fundamentais para ter um home office mais saudável e ergonômico.

Neste item também podemos incluir a necessidade de escolher o local do home office levando sempre em consideração o isolamento dos barulhos, a circulação de pessoas, a iluminação, circulação de ar  adequadas para as atividades que serão executadas no local. Inclusive ter um escritório que tenha luz natural e quem sabe uma vista inspiradora poderá fazer diferença na motivação e na saúde mental de quem trabalha em casa.

5. Shitsuke (a autodisciplina): fique firme e não esmoreça!

Sem ter ninguém presente e que diga o que deve ser feito, é muito comum que o se tenha uma certa dificuldade para seguir rotinas e regras, e acabar por procrastinar tarefas. Sendo assim, qualquer protocolo estabelecido para o home office pode sem dúvida acabar saindo dos trilhos logo após 7 ou 14 dias. É por isso que ter disciplina é com certeza a atitude fundamental para um home office.

O princípio de Seiketsu aplicado ao home office serve para criar uma padronização para os “S” anteriores e aplicá-la de forma constante e metódica, buscando-se sempre aprimorar seus processos. Será possível garantir a continuação destes protocolos se aplicarmos a regra dos 21 dias, que assegura que uma tarefa executada com regularidade durante três semanas se transforma em um hábito.

Agora procure colocar em prática os princípios dos 5S do home office e busque a qualidade total para seu trabalho em casa.